Tanja Otto

Eigentlich sollte mein beruflicher Weg ganz anders aussehen.

Ich sollte einmal die Baufirma meines Vaters übernehmen.

Dadurch habe ich früh erlebt, wie ein mittelständischer Betrieb von innen funktioniert: Vieles läuft pragmatisch, schnell und auf Zuruf. Die Menschen kennen ihre Arbeit. Erfahrene Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Und der Chef hat bei vielen Dingen im Kopf, wie alles zusammenhängt.

Das kann lange sehr gut funktionieren.

Bis jemand ausfällt. Bis der Betrieb wächst. Bis immer mehr Informationen, Aufgaben und Entscheidungen gleichzeitig zusammenkommen. Oder bis der Chef feststellt, dass er zwar vieles delegiert hat – gedanklich aber trotzdem noch überall beteiligt ist.

Mein eigener Weg führte mich schließlich nicht in die Baufirma, sondern in die Softwareentwicklung und IT-Projektleitung.

17 Jahre lang habe ich Software entwickelt und IT-Projekte geleitet. Unter anderem war ich am Aufbau einer Buchungsplattform für einen Airport-Shuttle beteiligt, die auf 13 Flughäfen skaliert wurde.

Eine Denkweise aus dieser Zeit begleitet mich bis heute: die testgetriebene Softwareentwicklung.

Vereinfacht gesagt beginnt man dabei nicht einfach mit der Lösung. Zuerst wird klar definiert, welches Ergebnis überhaupt entstehen soll. Dann arbeitet man in überschaubaren Schritten und überprüft immer wieder, ob das Ergebnis tatsächlich funktioniert.

Genau diese Logik fehlt mir bei vielen Digitalisierungsprojekten im Mittelstand.

Die erste Frage lautet oft:
„Welche Software brauchen wir?“
Oder:
„Wie können wir Microsoft 365 besser nutzen?“

Und inzwischen immer häufiger:

„Was könnten wir eigentlich mit KI machen?“

Ich verstehe diese Fragen. Neue Werkzeuge versprechen eine konkrete Lösung für ein Problem, das im Alltag längst nervt.

Nur liegt das eigentliche Problem häufig eine Ebene tiefer.

Wenn nicht geklärt ist, wie ein Auftrag durch den Betrieb laufen soll, wer an welcher Stelle entscheidet oder wo eine Information verbindlich hingehört, kann auch ein gutes digitales Werkzeug daraus keinen klaren Ablauf machen.
Dann wird aus einer Excel-Liste vielleicht eine digitale Aufgabenverwaltung.

Aus fünf unterschiedlichen Arbeitsweisen werden fünf unterschiedliche digitale Arbeitsweisen.

Und statt Informationen in Papierordnern zu suchen, sucht das Team irgendwann in Outlook, Teams, der Branchensoftware und verschiedenen Dateiablagen.

Digital ist dann vieles. Klar ist trotzdem wenig.

Deshalb beginnt Digitalisierung für mich nicht mit Technik.
Ich möchte zuerst verstehen, wie Arbeit tatsächlich läuft: wo Rückfragen, Suche oder doppelte Arbeit entstehen, wo wichtiges Wissen an einzelnen Personen hängt und wo Verantwortung oder Entscheidungsspielräume im Alltag nicht so klar sind, wie sie sein müssten.

Seit 2019 arbeite ich als selbstständige Digitalstrategin und bin autorisierte INQA-Coach. Dabei verbinde ich zwei Welten, die für mich zusammengehören: das Verständnis für den pragmatischen Alltag mittelständischer Unternehmen und meine technische Erfahrung aus Softwareentwicklung und IT-Projekten.

Denn ich glaube nicht, dass die meisten KMU einfach mehr Software brauchen.

Sie brauchen Klarheit darüber, wie sie arbeiten wollen – und dann die digitalen Werkzeuge, die genau diese Arbeitsweise unterstützen.

Für mich ist deshalb nicht entscheidend, wie digital ein Unternehmen auf dem Papier aussieht.
Entscheidend ist, was im Alltag passiert, wenn der Geschäftsführer einmal nicht verfügbar ist.

Thema 1: Warum die größte Digitalisierungsbremse nicht die Technik ist, sondern der Chef

Thema 2: Der 90-Tage-Weg zur effizienten Nutzung von M365 für einen Betrieb ohne eigene IT-Abteilung

Thema 3: Wie KMU staatlich geförderte Digitalberatung nutzen, ohne dass es kompliziert wird (INQA-Coaching)